Tips dan Trik Bekerja Dengan Cepat Di Microsoft Excel

Tips dan Trik Bekerja Dengan Cepat Di Microsoft Excel

Postingan ini berawal dari pekerjaan saya yang terkadang perlu mengolah dan menganalisa data dalam jumlah yang banyak ketika mengerjakan dengan Microsoft Excel. Jika dikerjakan secara manual tentu hal ini akan sangat memakan waktu dan sangat tidak efektif. Belum lagi jika terdapat tenggat waktu atau istilahnya deadline untuk mengerjakannya. Lalu saya pun harus belajar bagaimana cara bekerja secara cepat dalam mengolah data agar tidak memakan waktu yang lama. Disini saya tuliskan beberapa poin dasar yang harus dikuasai dan juga sebagai catatan di kemudian hari agar ilmu ini dapat selalu di ingat dan bermanfaat untuk orang yang membacanya. Mari kita simak tips dan trik bekerja dengan cepat di Microsoft Excel berikut:

1.    Filtering untuk menyaring nilai

Filtering (Menyaring nilai) dan Sorting (Mengurutkan nilai) sangat umum dan sering digunakan dalam pengolahan data. Jika kita memiliki sejumlah data dengan nama atribut/label di bagian atasnya, maka kita dapat menyaring nilai untuk memperoleh informasi yang kita inginkan, dengan menekan pada salah satu sel di nama atribut dan pilih Home >  Filter atau menekan cara pintas: CTRL + SHIFT + L.

 Contoh Filtering dan Sorting Nilai:

menyaring dan mengurutkan nilai

 2.       Formatting

Formatting digunakan untuk mengubah tipe data. Misal kita hendak mengubah tipe data dari Number ke General. Maka pertama kita blok kolom yang hendak diubah datanya, lalu pada tab Home, kita pilih tipe data yang diinginkan. Adapun cara pintas untuk mengubah konversi data sebagai berikut:

CTRL + SHIFT + @  untuk mengubah ke Jam,

CTRL + SHIFT + ~  untuk mengubah ke General,

CTRL + SHIFT + #  untuk mengubah ke Tanggal,

CTRL + SHIFT + !  untuk mengubah ke Angka,

CTRL + SHIFT + $  untuk mengubah ke Mata uang,

CTRL + SHIFT + %  untuk mengubah ke Persentase,

CTRL + SHIFT + ^  untuk mengubah ke Scientific

 Contoh Formatting:

 

mengubah format sel

3.       Pivot table

Pivot table adalah fitur di Microsoft Excel untuk mengambil informasi dari sebuah data dengan banyak atribut secara cepat dan menampilkan nya dalam bentuk table sehingga lebih mudah dibaca. Penggunaannya pun sangat mudah, cukup dengan menekan drag and drop kita sudah dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan.

 Contoh penggunaan pivot table:

pivot table

4.       Fungsi Vlookup

 

5.       Paste special

Paste special digunakan jika kita hendak menyalin data dengan format yang dihendaki. Misal pada contoh ini kita hendak menyalin data jumlah ke sel lain namun tidak hendak mengikutsertakan formulanya. Maka kita bisa melakukan langkah-langkah: klik Copy pada range data yang dimaksud, kemudian tempatkan kursor pada sel baru, lalu tekan tombol Ctrl+Alt+V, dan pilih Values. Tekan OK.

 Contoh Paste Special:

 

paste special

6.       Go to special

Go to Special digunakan untuk memilih sel-sel dan kemudian melakukan action secara cepat. Pada contoh ini kita hendak memilih sel mana saja yang masih kosong, kemudian kita hendak menandai sel kosong tersebut dengan highlight warna biru. Pertama kita blok keseluruhan data, tekan F5 untuk masuk ke mode Go to Special. Lalu klik tombol Special, dan pilih opsi Blanks. Tekan OK. Maka semua sel kosong akan terpilih dan kita tinggal menambahkan action, disini menambah highlight biru.

 Contoh Go to Special:

 

go to special

7.       Duplikat Nilai dan Cara Menghapusnya

Duplikat nilai adalah nilai yang sama pada baris data yang berbeda. Tentu kalian hendak memproses bagaimana agar dapat menemukan banyak duplikasi nilai sekaligus dan bagaimana cara untuk menghapusnya. Dalam hal ini, pertama-tama mari kita blok seluruh data kemudian tekan

 Contoh duplikat nilai:

8.       Text to Column

Fitur text to column digunakan untuk memisahkan teks ke dalam dua atau lebih kolom. Pemisah antar teks dapat dipilih sesuai dengan separator yang dimasukkan. Kalian dapat membuka fitur ini pada bagian Data > Text to Columns.

 Contoh Mengubah Text to Column:

text to column

Pertama, blok kolom yang hendak dipecah. Pada contoh ini di kolom A terdapat tanggal dan waktu yang hendak kita pisahkan. Kemudian pilih Data > Text to Column, pilih Delimited dan pilih Delimiter – nya dengan Space (karena data yang kita punya terpisah oleh spasi), lalu klik Next. Maka data tanggal dan waktu akan terpisahkan.

 

9.       Perhitungan Standar (SUM, AVERAGE, COUNTIF, SUMIF, CONCATENATE)

Perhitungan standar SUM, AVERAGE, COUNTIF, SUMIF, CONCATENATE yang banyak digunakan dalam pengolahan data yaitu seperti berikut:

 Contoh Perhitungan Sum, Average, Countif, Sumif, Concatenate:

perhitungan di excel

 

• SUM: menjumlah kedua nilai di antara dua atau lebih sel yang diblok
• AVERAGE: menghitung nilai rata-rata di antara sel yang diblok
• COUNTIF: menghitung jumlah cacah dengan kriteria tertentu yang diinputkan
• SUMIF: menjumlahkan total dari kriteria tertentu yang diinputkan
• CONCATENATE: menggabungkan dua nilai pada sel yang berupa teks/string

Okay, sekian informasi yang bisa saya sampaikan. Kalian juga bisa mencoba lebih dalam dan mengeksplorasi formula atau fitur lain yang ada di Excel ini karena begitu banyak yang mungkin tidak bisa saya masukkan di postingan ini. Semangat untuk terus belajar dan berlatih ya!

Terima kasih sudah membaca sampai habis.